원고 목록에 ‘진행 중’만 표시되면 작성 중인지 사실 확인을 기다리는지 알 수 없습니다. 담당자가 바뀔 때 같은 검수를 반복하거나 확인되지 않은 글이 발행될 수 있습니다. 상태 표시는 작업이 얼마나 됐는지보다 다음 책임과 통과 조건을 보여줘야 합니다.
상태를 기획 승인, 자료 대기, 초안, 사실 검수, 수정 요청, 최종 승인, 발행 대기, 공개, 갱신 필요로 나눕니다. 팀 규모에 맞게 줄이되 서로 다른 책임을 한 상태에 섞지 않습니다.
각 상태에는 진입 조건과 완료 증거를 정합니다. 사실 검수라면 근거와 승인자가 연결되어야 하고, 수정 완료라면 지적 항목이 닫혀야 합니다. 파일이 존재한다는 이유만으로 다음 단계로 넘기지 않습니다.
보류에는 이유, 필요한 자료, 요청 대상, 다음 확인일을 적습니다. ‘원장 확인’ 같은 모호한 메모 대신 어떤 문장을 무엇으로 확인해야 하는지 남깁니다. 개인 메시지에만 승인 결과를 두지 않습니다.
한 원고에 한 명의 현재 책임자를 지정하고 검토자는 별도 기록합니다. 여러 사람이 동시에 수정할 경우 버전 충돌을 막을 규칙을 둡니다. 발행 권한과 승인 권한도 구분합니다.
보드는 오래 멈춘 작업과 반려 반복을 보여줘야 합니다. 완료 건수보다 병목 원인을 확인하고 새 초안을 늘리기 전에 막힌 상태를 해결합니다.
최종 산출물은 상태명, 진입 조건, 완료 증거, 현재 책임자, 보류 사유, 다음 행동이 담긴 검수 상태 사전입니다. 이를 원고 목록에 적용하면 색상만 보고 추측하지 않고 누가 무엇을 해야 발행 가능한지 명확히 인계할 수 있습니다.
상태 사전은 색상만으로 단계를 구분하지 않고 이름과 아이콘을 함께 사용합니다. 승인 취소나 공개 후 오류처럼 역방향 이동도 허용하고 누가 상태를 되돌렸는지 남깁니다. 자동 알림은 현재 책임자에게만 보내되 반복 알림이 개인 메시지에 묻히지 않도록 보드에서 미처리 상태를 확인합니다.
상태 이름과 완료 증거는 팀 교육 자료와 자동화 규칙에서도 같은 정의를 사용해야 합니다.
상태별 권한도 최소 범위로 설정합니다.